36協定は義務？新様式も踏まえた最新の記載内容やポイントを解説

36協定は、時間外労働や休日労働に関して労働基準法で定められた重要な書類です。しかし、基礎知識や記載項目に専門用語が多いこともあり、
 

「そもそも36協定とは何なのか？」
「うちの会社で作成する必要があるのか？」
「難しそうな内容で、何を書いたら良いのか分からない」

 
などの質問が多く寄せられるなど、経営者が基本的な内容を熟知し切れていない傾向にある書類ともいえます。
ここでは、36協定とはどのような書類なのか、届出が必要な条件や協定の内容、ポイントについて順に解説をしていきましょう。

36協定の概要とは

36協定とはどんなもの？

36協定とは、会社が社員に残業や休日出勤をさせる場合に必要となる協定のことです。
この協定について定められている法律が労働基準法の「36条」であることが名称の由来となっています。

36協定の届け出は義務なのか？

社員に残業や休日出勤をしてもらう必要がある会社は、36協定を作成し、届け出ることが義務づけられています。
1人でも残業や休日出勤をする可能性のある社員がいる場合は、届け出が必要であることを覚えておきましょう。なお、届け出先は、会社の住所を管轄する労働基準監督署になります。

36協定届・36協定書　どちらが正しいの？

　36協定は、「36協定届」と言われる場合もあれば、「36協定書」と言われる場合もあり、一体どちらが正式名称なのか、それとも別々の書類なのか、混乱してしまい経営者が多いかもしれません。
結論からいえば、36協定届・36協定書はそれぞれ別々の書類です。
まず、「36協定届」とは、前述の通り、社員に残業や休日出勤をさせる必要が生じた場合に作成をし、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられている「時間外労働・休日労働に関する協定届」です。
一方、「36協定書」とは、社員に時間外労働などをさせる場合に労使間で協議の上、書面化する協定書のことで、労使間で合意をしていれば足りる労使協定の一種となるため、労働基準監督署へ届け出る必要はありません。
このような違いはありますが、「36協定届」「36協定書」は、どちらも社員の時間外労働・休日労働に関する内容で、定めた内容を労使間で合意したことを証明するための書類です。
したがって、ほとんどの会社が業務簡略化のため、36協定届と36協定書を兼ねた「36協定届」を作成し、労働基準監督署へ届け出るという方法を取っています。

会社や社員の署名や印鑑は必要？

これまでの36協定届は、書類の内容に合意したことを証明するため、労働者・使用者それぞれの署名・押印が必要でした。
しかし、2021年4月に36協定届の様式が変更となり、書面内に記載する使用者の署名・押印欄が撤廃されました。
ただし、36協定書の内容を兼ねた「36協定届」の場合は、使用者の署名・押印がこれまで通り必要となる点に注意しましょう。
なぜならば、36協定書は労使協定のため、使用者側・労働者側の署名・押印が必要であるためです。したがって、この36協定書を兼ねた36協定届にも、当然ながら使用者の署名・押印が必要となります。

36協定届に記載する内容とは

時間外労働をさせる必要のある具体的事由

社員に時間外労働をさせる理由を記入します。たとえば「臨時発注への対応」「夕刻以降の顧客対応」「急な納期変更への対応」など、具体的な内容である必要があります。また、具体的事由の内容は「この理由ならば仕方がない」と判断されるような事由でなければならない点も覚えておきましょう。

業務の種類・人数

時間外労働の対象となる社員の種類と人数を記入します。「正社員」「パート」のような雇用形態ではなく「営業職」「システムエンジニア」「販売業」など、業務内容が明確となるような表記が必要です。
なお、人数のカウントは雇用形態を問わず、業務内容別に数えた人数を記載しましょう。

所定労働時間

国で定められた法定労働時間ではなく、会社ごとに任意で定めた就業時間を記載しましょう。

延長することができる時間数

時間外労働や、休日労働の限度時間数を記入します。時間外労働の上限は、1ヶ月あたり45時間、1年間あたり360時間となり、相当な理由（臨時的な特別の事情）がなければこれを超えることが禁止されています。なお、この「臨時的な特別の事情」がある場合は、特別条項付きの36協定届を届け出る必要がありますが、以下のルールを守る必要がある点に注意が必要です。
 
・1年間あたりの時間外労働時間は720時間以内
・時間外労働・休⽇労働の合計は1ヶ月あたり100時間未満
・時間外労働・休⽇労働の合計時間が、２～６か⽉平均それぞれすべてて１ヶ月あたり80時間以内
・時間外労働時間が1ヶ月あたり45時間を超えることができるのは年に６か月のみ

協定の有効期間

36協定届の有効期間は、最も短い期間で「1年」単位で、期間の長さに制約は設けられていません。つまり、1年以内に事業をたたむ場合を除き、有効期間は1年以上であればどの期間でも構わないことになります。
ただし、経営方針を見直すタイミングが年度ごとという会社が多いこともあり、現在では有効期間を「1年」とするケースが多くみられます。

36協定届に関する罰則はあるの？

協定の有効期間

36協定は、労働基準法で定められた法定書類となるため、たとえば協定届を作成・届出をしないまま社員に残業をさせた場合や、作成はしても届出をしないまま社員に残業をさせた場合、延長時間や有効期間の記載外となる時間や日数で社員に残業をさせた場合は違反行為として扱われます。

罰則の内容は

36協定届に関する違反行為に対しては、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金刑に処せられる可能性があります。

36協定に関する相談は全国対応のアーチスまで

36協定届の重要性や実際の記載内容、注意点についてお分かりいただけましたでしょうか。
なお、昨今では派遣社員を活用する企業も多くみられますが、派遣社員に対する36協定の扱いは一般の社員とは異なるので注意しましょう。
詳しくは、ぜひ36協定を熟知した専門家である当社へご相談ください。
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