カンタン理解！就業規則の基礎知識と注意点

経営者のよくあるお悩み「就業規則の作り方」

経営者様からのご質問で以下のような内容が多くあります。

「昇給や賞与の設定に決まりがないため、いつも悩んでいる」
「メンタル不調を訴える従業員が増え、対応に困っている」
「自社の就業規則が正しいのか不安がある」
「ルールが確立していないので応募者が少ない」

ここでは就業規則作成の方法と注意点についてまとめていきたいと思います。

就業規則作成は義務？

まず前提として、労働基準法では「常時10人以上」の労働者を使用している事業所に対し、就業規則を作成しさらに労働基準監督署に届け出ることを義務付けています。
就業規則は、会社と労働者との安全や職場ルールを守るために必要なものだからです。
尚、届出をしたとしても、労働者に周知してい
なかったりする就業規則は無効になるため、注意が必要です。

「常時10人以上」とは？

ここでいう常時10人以上の労働者とは、正社員のみならず、パートタイマー、アルバイト、嘱託社員などすべての労働者を含みます。
ここがまず重要な点なのでご注意ください。

就業規則作成の基礎知識

就業規則は基本的に3種類

就業規則には、
1.絶対的必要記載事項
2.相対的必要記載事項
3.任意記載事項
という3種類が存在します。

簡単に説明すると以下のようになります。

絶対的必要記載事項…使用者が必ず記載しなければならないもの
相対的必要記載事項…定めをする場合には必ず記載しなければならないもの
任意記載事項…使用者が任意で記載することができるもの

ではひとつひとつ見ていきましょう！

1.絶対的必要記載事項

労働時間、賃金、休日・休暇制度、退職手続きの方法、解雇条件、定年の規定などのことで、これらが記載されていない就業規則は法令違反となります。

2.相対的必要記載事項

一方、退職金制度・賞与・労働者の食費や作業用品の負担、休暇制度などを定めた相対的必要記載事項は、そもそも会社に制度がない場合は記載する必要がない項目となります。

弊社の保育園のお客様で、労働者に食費を負担させているが就業規則に記載がない事例がありましたが、この場合記載が必要となります。

3.任意記載事項

経営理念・行動指針・服務規律などを記載する会社が多いです。
最近では、経営理念や行動指針・規範をまとめたルールブックの作成のご相談も増えています（ルールブックは法的に作成・届出義務はありません）。

就業規則は、労務トラブルの防止や企業リスク回避を目的とし、ルールブックは、職場風土をつくることや労働者の行動を促すことを目的としています。

作り方を間違うと就業規則が無効になる？注意点とは

就業規則は、原則的に労働基準法に則って作成しなければならず、労働基準法に準じていない就業規則は無効になってしまいます。
たとえば、就業規則で１日８時間労働の労働者の休憩時間を30分と定めたとしても、労働基準法では労働時間が６時間を超え８時間以下の場合は少なくとも45分の休憩を付与することになっているため、その就業規則は無効になります。
たとえ労働者側の合意を得ていても、労働基準法に反した就業規則を作ることはできないのです。これを、強行法規といいます。
お客様の誤りでよくあるのが、年次有給休暇です。会社には年次有給休暇制度が無い、制度はあるが毎年10日しか付与しないなど、法律を下回るルールを適用し、記載する方がいらっしゃいます。

会社と労働者が労働契約を締結する際には双方の同意が必要ですが、就業規則に関しては、労働者側の合意は不要です。基本的には会社が一方的に作成し適用します。ただし、事業場における過半数組合または労働者の過半数代表者の意見を聴くことが義務づけられており、届出の際にはその意見書を添付しなければなりません。

最も重要なのは「作成後」だった！

届け出を忘れないこと

作成した就業規則は、管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。
管轄の労働基準監督署とは、常時10人以上の労働者を使用している事業所の地域を管轄している労働基準監督署になります。

では本社以外に営業所や事業所が複数ある場合はどうでしょうか？
本社50人、A営業所30人、B営業所10人、C営業所5人の場合、本社の労働者代表者の意見書を添付して、本社の地域を管轄する労働基準監督署に届出が必要となり、同じく労働者が10人以上のA営業所、B営業所もその地域を管轄する労働基準監督署にそれぞれの労働者代表者の意見書を添付して届出する必要があります。（C営業所は10人未満なので、届出は不要です。）

効力は周知の瞬間から

ただし、就業規則が効力を持つのは、労働基準監督署に届け出たときではなく、労働者に周知させた瞬間からになります。届け出るだけでは効力を発揮せず、すなわち周知していない就業規則は無効になってしまうということでもあるので注意が必要です。
弊社のお客様でも、労働基準監督署に届出し、受付印を頂いた就業規則を金庫に入れて大切に保管されている方がいらっしゃいますが、周知をしていないと無効となってしまいます。よくある話なので、注意が必要です。

就業規則を周知する方法は？

労働者に周知するための方法としては、
1.就業規則を事業所の見やすい場所に掲示する
2.書面で交付する
3.パソコンなどで労働者がいつでも閲覧できるようにする
などがあります。

労働契約締結時に就業規則の掲示場所を伝えておく、データのみならず書面でも交付するなどの方法が効果的でしょう。せっかく作成した就業規則を無効にしないためにも、「このように周知した」という証拠を残しておくこ とを忘れないようにしましょう。
弊社では、雇用契約書に就業規則の場所を明示するようにしています（就業規則は休憩室に保管している等）。そのようにしておくことで、就業規則を周知している、見ていないのは労働者の判断で見ていないだけとするようにできます。

アーチスなら全国どこでも就業規則を作成できます

当社では年間40社ほどの就業規則を作成・見直しをしております。最近特に就業規則に関するご相談が増えています。
労務トラブルの際には必ず必要となりますので、労働者が10人未満の会社様でもぜひ就業規則の作成をご検討ください。
また、古くなってしまっている就業規則は、法改正を反映していない、労使トラブルの防止に関する内容が不十分である、規定されている内容が現時点の運用と乖離している等のケースもあるかと思いますので、ぜひ見直しについてもご相談ください。