実は重要！「年次有給休暇管理簿」とは？

労働基準法において有給休暇の取得が義務化されていることはご承知の通りですが、その管理簿も必要になることはご存知でしょうか？
その帳簿の正式名称を「年次有給休暇管理簿」といいます。
有給休暇の取得を記録するためのもので、その年次有給休暇の付与日数が10日の労働者がいる場合、年次有給休暇管理簿を作成・保管をしていないと法令違反となってしまいます。

今回は、作成・保管の必要性を見落としがちである、年次有給休暇管理簿について解説します。

年次有給休暇管理簿について

年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは年次有給休暇を取得した労働者ごとに
・取得した日付（時季）
・取得した日数
・付与した日（基準日）
を明記した書類のことです。

実は平成31年4月から使用者に作成と保管が義務付けられています。

法令で決まっています

労働基準法施行規則第24の7の条文を見てみましょう。

『使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えた時は、時季、日数、及び基準日（第1基準日及び第2基準日を含む）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の２及び第56条第3項において『年次有給休暇管理簿』という）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間保存しなければならない』

＜出典：e-Gov＞

※保管期間は当面の間3年間とされています。

年次有給休暇管理簿で管理する対象者は？

管理簿で管理する対象者は、法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者です。
注意しなければならないのは、正社員だけでなく、パート・アルバイト・有期雇用者も含まれることです。
また、管理監督者も含まれていることも見落としやすいポイントですね。
労働基準法上の管理監督者は、労働時間・休日・休憩の規定は適用されませんが、深夜及び年次有給休暇の規定は適用されますのでご注意ください。
※法定の年次有給休暇日数が10日以上とは、その年に新規に付与される日数が10日以上ということです。

年次有給休暇管理簿への記載事項

①労働者名
 
②時季（年次有給休暇を取得した日付）
『4月20日』、『10月1日』のように日付ごとに記載する方法のほか、2日以上連続して取得した場合は『8月2日から8月4日まで』と記載など、1日単位の取得か、半日休暇（0.5日）か、時間単位か取得状況を記録します。
 
③基準日（年次有給休暇を付与した日付）
4月1日入社の場合は、法定どおりに付与されるのが10月1日ですが、4月の段階で先行して付与する会社もあると思います。
法定の基準日より前倒しで付与した場合の基準日（第一基準日）
法定の基準日または、第一基準日から1年以内に到来した次の基準日（第二基準日）
 
④日数（実際に年次有給休暇を取得した日数）

年次有給休暇管理簿の管理方法

保存期間について

当面の間の保存期間は３年間となります。
年次有給休暇を与えた期間（基準日から１年）とその期間満了後の３年間は保存しなければなりません。
 

管理方法について

決まった書式は無いため、紙やエクセルシート、労働者名簿または、賃金台帳と合わせた調製でも構いません。
必要な時に時にいつでも出力できる仕組みとして、システム上で管理（電子データ化）することも差支えありません。
 

こんな時はどうしたら良いの？

Q1:
年次有給休暇の取得日数管理をしないまま、法改正から3年が経過してしまいました。どうしたら良ですか？
 
A:
2019年4月からの該当労働者の取得日数を確認し、すぐにでも年次有給休暇管理簿を作成しましょう。
法令で義務付けられている事項ですので、労働基準監督署の立ち入り検査の際、確認項目に含まれる中の1つです。
作成・保管が無ければ是正勧告の対象となります。
  
Q2:
取得日数の管理や、書類保存をしなかった場合に罰金などはありますか？
 
A:
年次有給休暇管理簿の作成をしなかった事への罰則はありませんが、言わば法令違反が毎年続いている状態です。
また、該当する労働者に年5日の年次有休休暇を取得させなかった事に対しては、30万以下の罰金が科せられ、労働者一人につき1件の違反とカウントされることからも、年次有給休暇管理簿にて正しく管理を行う事が重要です。
  
Q3:
給与明細に年次有給休暇の取得日数を表示しているからそれで良いですよね？
A:
年次有給休暇の取得日数を表示するのはあくまでも双方に取得が分かるようにするだけです。そちらとは別に年次有給休暇管理簿の作成が必要となります。
  
Q4:
労働者全員の管理をしなくてはならないのですか？
A:
入社６か月未に満たないような、年次有給休暇が与えられていない労働者に関しては作成不要です。

ご相談はアーチスヘ

近年、労働法関連の法改正が多く、「実際に何をすれば良いのか分からない」というお声をよくいただきます。
法律の改正も近年は目まぐるしく変化していきますので、全体を把握しつつ変化についていくというのは、特に中小企業の経営者様にはご負担になってくると思います。
知識や情報の収集が追いつかず、それ故に起きてしまう過失はまだまだ多いのが現状です。
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有給休暇管理簿の見本はこちらからご確認いただけます。
厚生労働省HP（年次有給休暇取得管理台帳サンプル